8 Métricas Ágeis para você começar a usar agora
Trabalhar em equipe é difícil, muito difícil. São inúmeras cabeças diferentes, personalidades diferentes , experiências diferentes e até religiões diferentes.
Se você é um facilitador ajudando a construir uma equipe ou participa de uma equipe em formação, sabe muito bem o que estou falando aqui.
Como se não bastasse o conflito de ideias, muitas vezes estas pessoas, que precisam trabalhar juntas, estão em um ambiente extremamente tóxico, onde cobranças dos superiores e dos pares são pesadas e totalmente esquizofrênicas.
O resultado?
Um barril de pólvora que vai crescendo sem ninguém ver. Um ambiente onde falta FOCO REAL e o Individualismo Impera (uma das maiores falhas que você comete no ágil).
Esse cenário se nutre da ausência de indicadores transparentes o suficiente para mostrar ao grupo que eles estão evoluindo positivamente e em conjunto em direção ao objetivo. Isso, quando estes objetivos realmente existem, mas isso é outra história.
É aí que entram as métricas Ágeis. Números que balizam a evolução contínua.
Dados que comprovam como e quando estamos acertando. Informações que nos permite tomar decisões mais inteligentes e garantir que o que estamos fazendo tem qualidade.
Para te ajudar a começar a medir a qualidade do seu time, preparei este texto.
Nele a gente vai ver tópicos que abordam seguinte pontos:
- Os 4 domínios da agilidade
- Como medir a performance do seu time
- Indicadores de desempenho KPI
- Métricas para a fase de construção do time
- Indicadores de qualidade
- O que é lead time
- O que é cicle time
Os 4 domínios da Agilidade
Antes de começar a medir as coisas é necessário mirar no porquê disso tudo.
A busca pela Agilidade está pautada na redução do desperdício em todos os aspectos. Desde o feedback sobre os itens que entregamos aos nossos clientes a simplificação das soluções.
Entregar valor de forma contínua é a missão. Errou? Colhemos um aprendizado. Acertou? Hora de melhorar o que foi feito ou partir para resolução de outro problema.
Para conseguir cumprir esta missão, a Agilidade propõe a atuação em 4 esferas:
- Organização
- Cultura
- Técnica
- Negócio
Dentro de cada esfera dessa temos os sub-tópicos que nos dão muito insumo para ser trabalhados e consequentemente metrificados.
Organização
Não mudamos uma empresa sem pensar nela como um todo.
Como empresa, diante de um universo quase infinito de demandas é preciso ser inteligente para escolher o que fazer primeiro.
Além disso, escolher o que é mais fácil de fazer e que irá me trazer o maior retorno de benefícios.
Agora que você entendeu o jogo na esfera da organização, é hora de medir!
As métricas que iremos usar para mapear esta esfera da agilidade estão ligadas à:
- Métodos
- Times
- Fluxo de Trabalho
- Ciclo de desenvolvimento
- Processos
- Frequência de entrega (de valor)
Cultural
Fazer as coisas de forma diferente desafia nosso Status Quo, gera um desconforto imenso, nos tira daquela zona que tanto gostamos de ficar.
Até uma década atrás o que conhecíamos nas relações de trabalho era aquela velha hierarquia forte, fundamentada no comando e controle.
Hoje o mercado pede algo totalmente diferente. Pede uma mudança profunda na Cultura da empresa em que estamos. Para saber se seu time está no caminho precisamos medir a cultura.
As métricas que iremos utilizar para desenhar a cultura da empresa estarão intimamente ligadas à:
- Melhoria contínua
- Motivação
- Autonomia e Propósito
- Quebra de paradigmas
- Interdisciplinaridade e Liderança
Técnica
Não podemos praticar a melhoria contínua sem dominarmos e focarmos nos aspectos técnicos.
Hoje precisamos estar continuamente aprendendo novas formas de fazer o que já fazemos. A evolução técnica é parte fundamental deste processo.
Para medir esta evolução devemos focar na :
- Qualidade
- Automação
- Maestria
- Ferramentas
- Padrões
Negócio
O capitalismo selvagem não nos deixa desvencilhar do Negócio. As empresas existem para dar lucro e isso não pode ficar fora da equação.
Hoje em dia, busca-se cada vez mais o profissional T, com profundo conhecimento técnico, mas com uma visão horizontal amplificada. Isso inclui ter conhecimento sobre o Negócio em que ele está inserido.
Para medir esta esfera, temos de olhar para os seguintes pontos:
- Priorização das demandas
- Retorno do Investimento
- Estimativas
- Previsibilidade das entregas
- Contratos
- Portfólio de Produtos
Agora que você já entendeu as áreas em que a agilidade se propõe a atuar é hora de exercitar números em cada uma delas.
Para você que está começando a formar o time, separei algumas abaixo e adicionei uma explicação sobre elas.
Squad Health Check
Esfera da agilidade.: Todas
Uma das coisas que mais admiro na agilidade é o estímulo da cultura da melhora contínua. Neste sentido, um olhar do time para o time é crucial.
Afinal, só conseguimos melhorar quando tomamos consciência de onde estamos pisando na bola.
Com um time multidisciplinar e variado, traduzir em métricas este olhar, vai ajudar o time a ter insights para atuar nos pontos críticos.
Aqui entra o Squad Health Check, uma dinâmica que ajuda o time a tirar uma foto de si, levando em consideração as esferas da agilidade.
O print acima mostra uma planilha do Google Docs preenchida com o resultado do Squad Health Check aplicado ao time.
Nele é possível ver como cada membro enxerga itens das diferentes esferas da agilidade, considerando o próprio time.
Dentro do domínio de Negócio temos:
- Missão
- Entrega de valor
No domínio Organizacional temos:
- Performance
- Processo ajustado ao time
- Auto-organização
No domínio cultural temos:
- Autonomia
- Mindset de startup
- Trabalho em equipe
No domínio técnico temos:
- Maestria
- Facilidade no deploy
Para fazer esta dinâmica eu utilizei um baralho com as cartas referentes a cada item do domínio e entrevistei individualmente cada membro do time.
Após todas entrevistas plotei a resposta de cada um na planilha.
No resultado acima , você pode verificar que o time tem um problema grande com o deploy.
Em breve aplicarei a dinâmica novamente para ver os itens que conseguimos melhorar.
Ferramentas utilizadas.:
Google Docs — spreadsheets (planilhas do google docs)
Baralho de Squad Health Check da Invilla.
Percentual de estado de Flow
Esfera da agilidade.: Técnica
FLOW é um termo cunhado pelo psicólogo Mihaly Csikszentmihalyi para definir aquele estado de "quase transe", onde deixamos de perceber o tempo passar e vamos fazendo o que tem de ser feito com o maior grau de concentração possível.
"Flow é um estado ótimo de consciência onde sentimos e performamos o nosso melhor." — Mihaly Csikszentmihalyi
Este estado geralmente acontece quando nossas habilidades são desafiadas de forma equilibrada. Não ficamos estressados à ponto de nos esgotarmos e nem entediados à ponto de dormir. Equilíbrio “perfeito”. Para isso é necessário eliminar de vez as interrupções.
Cada interrupção que sofremos quando estamos em uma atividade que exige concentração, faz com o que o flow seja perdido. Para retomá-lo leva ao menos 15 minutos. Faça a conta e veja quanto sua equipe está perdendo por interrupções.
Quer aumentar a sua produtividade? Quer aumentar a produtividade de sua equipe? Peça para eles mapearem o estado de flow deles.
Sei que fazer timesheet é polêmico e divide opiniões, mas faço e não sou o único a recomendar. Com ele você consegue ter indicadores fortes para o seu percentual de FLOW.
Ferramenta e técnica que utilizo e recomendo:
Técnica do Pomodoro
Equilíbrio entre o tédio e a ansiedade
Esfera da agilidade.: Cultural
Nossas emoções são extremamente voláteis. Em um mesmo dia podemos passar pelos estados de euforia, tristeza, cansaço, indiferença.
Nos dias atuais, é muito comum encontrarmos pessoas esgotadas mentalmente. Esse esgotamento as tornam desanimadas, estressadas e ansiosas.
Aí vem aquela reclamação recorrente de que a empresa só cobra e não fornece um ambiente que permite a gente trabalhar de forma saudável.
Permita e fomente que a equipe se expresse livremente sobre este sentimento.
A partir do momento que os membros do time se sentirem seguros para export tudo, fique de olho no tédio e na ansiedade.
Dica.: Use e abuse de radiadores de informação de humor como Niko Niko ou Mood Marbles. Identificando que existe tédio no ar, chame seu par para um feedback one a one. Certifique-se de que as atividades que cada um está tocando está de acordo com a habilidade do responsável. Considere montar um mapa de competência da equipe.
Meeting promoter score
Esfera da agilidade.: Técnica e Cultural
Ah! As benditas reuniões! Parte inerente das atividades humanas, mais antigo do que cagar sentado, onde tudo deveria acontecer. Nem preciso continuar né? É claro que o que temos são bate-papos intermináveis sem resultado algum no final.
Neste cenário é muito comum termos:
- Reuniões convocadas para desabafo e não para resolução.
- Reuniões que poderiam ser resumidas em um email.
- Reuniões que sequer tem um objetivo.
- Reuniões “Cabeça de Hidra”, que geram outras 10 reuniões.
A Hidra tinha corpo de dragão e várias cabeças de serpente. Segundo a lenda, as cabeças da Hidra podiam se regenerar; algumas versões dizem que, quando se cortava uma cabeça, cresciam duas em seu lugar, mas as primeiras versões da lenda não incluíam essa característica.
Quer tornar evidente a qualidade destas reuniões? Sempre que terminar uma, peça feedback.
Existem várias formas de se fazer isso, você pode enviar uma enquete pelo Telegram, montar um painel de postit na parede ou enviar um formulário de avaliação para os participantes.
Veja os exemplos que eu já utilizei.:
Formulário fit 4 purpose montado no Google Forms
Feedback de fechamento com post-its na parede
Taxa de aprendizado periódico
Esfera da agilidade.: Técnica
Eu quero evoluir, você quer evoluir, nós queremos evoluir.
Agora te pergunto: Evoluir para onde? Evoluir para o quê? Evolui por quê?
Nem preciso reforçar que quando trabalhamos em equipe, mais erramos do que acertamos. Em geral, na cultura Brazuca, errar é sinônimo de vergonha, incapacidade e incompetência.
Você precisa quebrar esse paradigma. Erre! Erre muito! Erre rápido!
Errou? Agora dê uma boa olhada no que está errando e ajuste imediatamente.
Isso se chama aprendizado.
Seja melhor 1 % a cada dia
Aqui entra o conceito de evolução Kaizen — mudança evolucionária para o bem.
Escalando este ciclo para a equipe, eu te pergunto:
O que cada membro tem aprendido? Com que frequência o time REALMENTE APRENDE ALGUMA COISA?
Registre isso em algum lugar e meça!
Dica.: A retrospectiva é um momento muito bom de levantar o que o time aprendeu. Reserve um tempo para falar sobre isso com todos os membros da equipe. Levantado os pontos, registre!
Ao disponibilizar plataformas de ensino à distância para equipe, você tem a chance de levantar o que cada membro tem estudado e também é um ótimo indicador de interesse e aprendizado.
Ferramenta que utilizo e recomendo:
Post-its na parede no momento da Retrospectiva
Taxa de feedback positivo
Esfera da agilidade.: Cultural
Qual foi a última vez que você escutou um elogio pelo seu trabalho, seja de um par ou de alguém acima de você na hierarquia (chefe ou liderança funcional)?
Em ambientes que a cultura do feedback não é alimentada, o reconhecimento jamais chegará.
Sim, eu sei que não é para você ficar elogiando as estrelas, a lua e o mar a todo momento. Não é isso!
O exercício aqui é você anotar cada vez que você espontâneamente, elogiou alguém por uma atitude pró ativa, objetiva, estratégica, colaborativa. Enfim, quando algum membro "ACERTOU", tome feedback positivo nele!
Feito isso, marque em algum lugar! E no futuro próximo, veja quantas vezes isso ocorre.
Ferramentas que utilizo e recomendo: Kudo Cards do management 3.0.
Lead Time
Aqui vamos para uma métrica mais dura!
Quanto tempo você demora entre ter a ideia, planejar a sua execução, executar e entrega?
Sendo mais conceitual e genérico, quanto tempo você demora entre o vislumbre do VALOR A SER ENTREGUE e o VALOR ENTREGUE?
Se você é dono de uma PIZZARIA a sua cadeia de valor é algo como exemplificado no desenho abaixo.:
Seu lead time é a soma do tempo total dos ciclos desenhados acima.
Ex.: O tempo que uma pessoa demora para escolher uma pizza em seu cardápio até recebê-la em casa.
Comece a medir seu Lead Time. É uma importante métrica para seu time.
Ferramenta que utilizo e recomendo: YouTrack da Jetbrains
Cycle Time
Agora que você já sabe o que é Lead time, vamos falar sobre algo mais específico ainda, o Cycle Time.
O Cycle time, ao contrário do lead time, que mede o todo, mede a parte, que neste caso é a fase do processo ou etapa.
No exemplo da pizzaria, o Cycle Time corresponderia a uma das etapas do processo. Ex.: Entrega da pizza.
Ferramenta que utilizo e recomendo: YouTrack da Jetbrains
Planejado vs Executado
Esfera da Agilidade: Negócio
Se você costuma fazer planejamento de períodos de trabalho, é fundamental que você ao menos constate o quão assertivo o time está sendo. Uma forma de fazer isso é comparar o que você planejou com o que está sendo executado. Existem inúmeras formas de se fazer isso, porém a que eu mais utilizo é o gráfico de burndown.
Com ele é possível ver se o que você planejou está ou foi executado da forma como deveria.
Lembre-se que todo cliente, seja ele gestor, sponsor , patrocinador , stakeholder , qualquer pessoa que tenha imenso interesse no projeto, vai querer saber previsões de conclusão. Para isso, o burndown, junto com as técnicas de estimativas como o Planning Poker , são fundamentais.
Dica.: Além do burndown, também é possível você utilizar o CFD. Culmultative Flow Diagram. Este gráfico é muito utilizado no método Kanban.
Ferramentas para montar o CFD Culmulative Flow Diagram / Kanban:
YouTrack da Jetbrains
Indicadores de Qualidade
Esfera da Agilidade: Técnica
“Se você não pode medir algo, você não pode melhorar.” — Lord Kelvin
Qualidade por si só é algo muito difícil de se definir. Porém, vou me atrever a fazer de forma genérica. Se você faz uma promessa, se apromessa está alinhada à expectativa do cliente e você a cumpre , isso é qualidade. No mundo corporativo, qualidade é um conjunto de promessas declaradas e subtendidas, por parte de quem faz e quem recebe.
Na minha área, que é software, inovação e agilidade, qualidade é :
- Resolver o problema que o cliente tem através de uma solução tecnológica. (construir)
- Criar soluções tecnológicas através de equipes multidisciplinares, garantindo a participação de todos os especialistas no processo. (construir)
- Garantir que as métricas para validação da solução estão sendo colhidas apropriadamente. (medir)
- Validar hipóteses através de soluções entregues. (aprender)
- Garantir a disponibilidade das soluções entregues.
- Garantir que a demanda a qual o time se comprometeu caiba no timeboxed dos ciclos de interação.
- Monitorar constantemente os domínios da agilidade da equipe levando em consideração o NEGÓCIO, CULTURA, ORGANIZAÇÃO e aspectos TÉCNICOS.
- Garantir que o time está evoluindo positivamente como equipe.
Enfim, poderia lotar essa lista, mas até aqui acho que já deu para você ter ideia sobre o que é qualidade.
Sabendo disso, qualquer número que você exercite sobre as promessas que você, sua equipe ou seu negócio faz, tem relação íntima com a qualidade e serve como métrica.
No meu caso, até as métricas anteriores mencionadas no artigo podem ser usadas como métricas de qualidade do time. Por que não?
Conclusão
Como você pôde ver acima, mesmo no começo da adoção da agilidade já temos uma infinidade de coisas que podemos medir para atestar a evolução da performance de nosso time.
Cabe a você como facilitador, sugerir e aplicar cada medição desta, baseado em insights colhidos em seus eventos de melhoria contínua.
E aí, estas métricas que apresentei já lhe são úteis para tocar o trabalho?
